在现代社会中，无纸会议系统已经成为一种非常受欢迎的会议这是一个功能强大的会议解决方案,专门为解决现代会议中出现的问题而设计。适用于各种高端会议场合以及其他重要政务、商务、企事业单位和大型活动场所的实施和应用。该系统支持全数字化管理,可使用以太网或Wi-Fi网络连接模式,有效保障通信质量。 该系统采用具有自主知识产权的会议管理平台,可提供丰富的会议功能,协助会议用户高效便捷地控制整个会议过程。支持签到、多媒体播放、投票、呼叫服务、办公文稿阅读、邮件收发等多种常用会议功能,并集成手写评论、同步演示等高级会议功能,充分满足与会者的需求。 在整个会议过程中,所有操作都通过一个终端完成,简化了纸质文件的使用,大大促进了会议办公水平的发展和进步。
需求分析
随着国家信息化进程的日益加快，信息安全问题日益凸显。在传统纸质会议文件的传输过程中，每次会议都需由主持人编辑和打印会议的主题和内容。由于涉及多个中间环节，保密会议给传统方式带来的不可预测风险越来越大。我们的保密会议系统从本质上消除了传统方式带来的各种隐患。
在政府机构、科研机构和企业事业单位中,每年都会召开大量会议,需要使用大量纸张制作会议材料和印刷等,这些过程需要耗费大量的人力物力和时间,不仅增加了成本,也不符合信息时代的发展趋势。实现无纸化可以大大提高工作效率,同时对环境保护和节能具有重要的意义。
3. 易于管理：所有客户端权限都由服务器掌控，会议终端无法更改服务器设置。
在网络计算环境中，通过网络获取资源的终端设备易于维护，它不会使客户端系统崩溃，且安装操作系统的过程非常便捷。会议结束后，垃圾文件将被完全删除。
在这款系统里，外部存储的数据都安排在指定的区域，与操作系统相互独立。会议结束后，会议相关的文件将会被彻底清除，确保机密会议文件不会在系统中留下任何痕迹。此外，每次系统重新启动时，系统都会恢复到原来的状态，不会丢失任何重要的数据。
6. 操作简单:无需任何计算机应用知识,用户可以轻松上手并熟练使用。用户只需进行一件简单的事情:开启电源,关闭电脑。就像打开电器一样容易。它非常适合在会议场所等公共场所使用。在多功能无纸保密会议中,结合会议软件,可以实现更多功能。
功能介绍
1、 会议系统的重要组成部分：该系统采用自动模式，利用信息技术和显示技术平台，实现会议终端上就座与会者姓名和头衔的自动显示。这使得人工操作时间缩短至数秒钟，大大提高了工作效率。
2、 签到系统：电子签到系统需实现一键快速签到和自动记录功能。系统具备自动捕获图像并作为验证信息提交给后台管理服务器的功能，同时提供签入状态统计与查询功能。统计结果可导出到Excel文件。
在信息时代,会议文件即时分发成为了更高的要求。在方便的文档分发系统管理下,预置文档和临时添加的文档可以通过服务器分发给每个参与者。系统还设置了严格的文件分发权限,可以轻松设置参与者读取、导出和查看文件的权限。
4、 注释系统：传统的会议需要使用纸和笔，而信息时代的技术突破在于最大限度地恢复参与者的手写会议体验，使每个参与者都能在无纸会议终端上显示，就像他们在查看和修改纸质文件一样。
5、 投票系统：会议投票系统需简单实用。投票内容与投票方式可随时设置和添加，并可借助图表形式进行实时统计。投票系统还特设了登记投票与匿名投票等投票模式。服务器在阅读并点击确认后，将投票结果实时显示在大屏幕上。
会议通信系统具有综合会议服务功能，可实现预置和定制通话内容。此外，它还支持一对一和一对多模式会议终端短信发送，使得会议通信更加便捷。该系统还支持向会议控制器发送短信，提醒会议管理员，并使会议易于控制。此外，会议通信系统还支持所有参与者的广播功能，以及会议提醒功能，支持茶、纸、笔等一键触发进行点对点服务。
7、 视频同步直播系统：将会议室内各种高清视频信号源（包括高清摄像机、蓝光DVD、高清视频会议终端、高清机顶盒等设备）的高清视频同步信号同步到各会议终端进行同步显示。
为了提高会议的效率和有序组织,满足现代会议中大量多媒体信息的显示和交换,简洁、生动、清晰的演示和互动讨论的需要,会议信号交互系统应运而生。在会议过程中,有许多信号需要相互显示和自由切换,使与会者更直观、更容易地进入会议状态,并为满足会议信息的真正互联等要求进行系统的技术开发,为真正实现方便、无纸、经济会议。
在会议控制系统中,无纸会议被认为是信息时代最简单、快速和高度智能的会议模式之一。它能够解决传统会议中需要纸质文件和大量人工管理的问题,使得会议更加高效和便捷。 在场馆环境控制方面,可以集中管理和控制场馆中各种设备的运行情况,从而保证会议环境的稳定和可靠。这样的控制方式可以帮助会议组织者更好地管理会议现场,提高会议的效率和品质。
会议记录系统:取代了传统的纸质会议记录本,方便与会者快速制作会议记录。它支持计算机分屏显示,参与者可以在记录会议记录的同时观看演讲者的共享屏幕。
方案特点
无纸化会议系统借助现代通信技术、音频技术、视频技术以及软件技术,无纸会议得以实现。会议的特点包括:文件传输网络化、文件显示电子化、文件编辑智能化以及文件输入输出可控。无纸会议系统的基本特征在于,会议室配备了一个大屏幕和一个由每个座位单独控制和使用的座位显示器。选择座位显示或异步显示时,参与者可以自行操作智能终端。
